A. Rekisteriseloste; jäsenrekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Hyvinkään seudun Kennelkerho r.y.
Osoite: Vallesmanninkatu 7, 08530, Hyvinkää
Sähköposti: hskk.jasenrekisteri@gmail.com

2. Rekisterin nimi

Hyvinkään seudun Kennelkerho r.y. jäsenrekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)

Rekisterin käyttötarkoituksia ovat yhdistyslain ja henkilötietolain mukainen jäsentietojen ylläpito, jäsenlehden toimittaminen jäsenille, laskutus, tilastointi sekä jäsenyyden ja jäsenetujen hoitaminen ja kehittäminen. Henkilötietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän markkinointitarkoituksiin henkilötietolain mukaisesti.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan ne tiedot, jotka käyttäjä antaa täyttäessään rekisteröintilomakkeen jäseneksi liittymisen yhteydessä. Nämä tiedot ovat:

• Etunimi 1)
• Sukunimi 1)
• Postiosoite ja postinumero 1)
• Syntymäaika 2)
• Sähköpostiosoite2)
• Jäsenyys (ainais-, kunnia-, varsinainen vai perhejäsen) 2)

Lisäksi rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

• Sukupuoli
• Puhelinnumero
• Jäsenen harrastamat lajit (harrastusryhmä)
• Perhejäsenen ollessa kyseessä huoltajan / perheenjäsenen yhteystiedot
• Koiran / koirien tiedot
• Muut mahdolliset vapaaehtoiset lisätiedot yhdistyksessä harrastamiseen liittyen

Tiedot säilytetään rekisterissä jäsenyyden jatkumisen ajan, sekä kulloinkin voimassa olevien viranomaisasetusten ja lakien mukaisesti.

1) Lakisääteinen velvollisuus, Yhdistyslaki 26.5.1989/503
2) Jäsenrekisterin toiminnan kannalta oleellinen tieto; jäsenen yksilöintiin, tilastointiin ja viestintätarpeisiin liittyen.

Rekisterissä säilytetään lisäksi tarvittavia tietoja sellaisista henkilöistä, joilla on toimintaan muu asiallinen yhteys, esimerkiksi laskutusta varten. Tiedot säilytetään vain tarpeellisen ajan.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennetaan rekisteröityjen jäsenten ilmoittamat tiedot. Lisäksi rekisteriin voidaan tallentaa sellaisia tietoja, jotka muodostuvat palvelun antamisen tai ylläpidon yhteydessä.

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä ei voi luovuttaa henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä ylläpidetään ATK-järjestelmän avulla sähköisessä muodossa. Tiedot on tallennettu tietokantaan, jotka on suojattu salasanoin ja palomuurein. Vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla nimetyillä henkilöillä on oikeus käyttää rekisteriä kokonaisuudessaan. Rekisteriä käsittelevillä henkilöillä on henkilökohtainen ylläpito- ja käsittelyoikeus. Järjestelmään kirjautumiset tallentuvat lokitiedostoon. Rekisterin käsittelystä on laadittu seloste käsittelytoimista.

8. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Rekisteröidyllä jäsenellä on oikeus saada tarkistaa Hyvinkään seudun Kennelkerho r.y.:n jäsenrekisterissä olevat itseään koskevat tiedot. Itseään koskevat tiedot voi tarkistaa maksuttomasti koska tahansa kirjautumalla Hyvinkään seudun Kennelkerho r.y.:n jäsenrekisteriin omalla käyttäjätunnuksella ja napsauttamalla sivulla olevaa Päivitä omat tiedot linkkiä.

9. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisteröidyllä jäsenellä on oikeus vaatia Hyvinkään seudun Kennelkerho r.y.:n jäsenrekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Itseään koskevat tiedot voi korjata maksuttomasti koska tahansa kirjautumalla Hyvinkään seudun Kennelkerho r.y.:n jäsenrekisteriin omalla käyttäjätunnuksella ja napsauttamalla sivulla olevaa Päivitä omat tiedot linkkiä.

Vaihtoehtoisesti tietojen korjaus voidaan tehdä maksuttomasti, tekemällä kirjallinen ja riittävän yksilöity korjaamispyyntö. Tällaiset korjauspyynnöt lähetetään sähköpostiosoitteeseen: hskk.jasenrekisteri@gmail.com

10. Muut mahdolliset oikeudet

Rekisteröidyllä jäsenellä on oikeus kieltää Hyvinkään seudun Kennelkerho r.y.:n jäsenrekisteriin antamiensa tietojen käytön suoramarkkinointi- tms. tarkoitukseen, oikeus muuttaa niiden julkaisemista koskevaa suostumustaan, oikeus pyytää poistamaan tiedot rekisteristä kokonaan sekä muutoinkin turvautua henkilötietolaissa turvattuihin oikeuksiinsa.

B. Tietosuojakäytännöt

Hyvinkään seudun Kennelkerho r.y. (HSKK) toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme jäsenistämme jäsenrekisteriin, jäsenistä ja ei-jäsenistä jotka osallistuvat kursseille, kilpailuihin tai tapahtumiin, taikka muista sellaisista henkilöistä, joilla on toimintaan muu asiallinen yhteys.

Rekisterinpitäjänä HSKK on vastuussa annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä, ja on sitoutunut luottamuksellisesti ja turvallisesti käsittelemään henkilötietoja. Henkilötietoja kerätään vain niissä määrin, kun tarvitaan jäsen- tai asiakassuhteen (tai muun näihin verrattavan suhteen) ylläpitoon ja hoitoon.

HSKK:n kursseille, kilpailuihin tai tapahtumiin ilmoittautumisen osalta HSKK sitoutuu keräämään vain ilmoittautumisen kannalta oleelliset ja tarpeelliset tiedot sekä hävittämään tiedot kurssin/kilpailun/tapahtuman päätyttyä, lukuun ottamatta tilastointiin tai raportointiin tarvittavia tietoja (esim. ohjaajan ja koiran nimi, kilpailutulos tmv.). HSKK:n kotisivuilla julkaistavat tuloslistat ovat näkyvillä maksimissaan 12kk kilpailun päättymisestä. Ilmoittautumislomakkeilla on maininta sen tietosuojasta ja sillä kerättävän tiedon käsittelyperiaatteista.

Tietosuojakäytännöt koskevat sekä sähköisiä että paperisia tietoja.

Tietosuoja-asioista HSKK:ssa vastaavat hallituksen puheenjohtaja ja jäsensihteeri, sekä jokainen hallituksen jäsen, jaoston vetäjä, koulutusohjaaja tai muu nimetty toimihenkilö omalta osaltaan. HSKK:n järjestämien kilpailujen osalta lisäksi vastaava koetoimitsija ja hänen varahenkilönsä.